Privacyverklaring – februari 2026

Cupola XS B.V. behandelt de persoonsgegevens van iedere bezoeker van een Cupola XS webpagina of locatie met grote zorgvuldigheid. Persoonsgegevens worden verwerkt en beschermd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het doel van deze privacyverklaring is om inzicht te geven in de wijze waarop Cupola XS B.V. persoonsgegevens gebruikt en verwerkt wanneer u de website bezoekt, contact met ons opneemt, een overeenkomst met ons aangaat, deelneemt aan activiteiten of gebruikmaakt van onze diensten.

Persoonsgegevens

Cupola XS B.V. verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Cupola XS kan onder meer uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres verwerken om contact met u op te nemen met betrekking tot onze dienstverlening, overeenkomsten, evenementen of indien wij vragen hebben over een verzoek of melding die u heeft gedaan.

Niet-persoonsgegevens

Cupola XS verwerkt tevens niet-persoonsgebonden gegevens. Dit betreft informatie die betrekking heeft op een rechtspersoon en niet direct te herleiden is tot een natuurlijke persoon. Wanneer u optreedt namens een organisatie als huurder, partner, leverancier of deelnemer, kunnen dergelijke gegevens worden verwerkt. Het specifieke beleid voor persoonsgegevens is niet van toepassing op niet-persoonsgebonden gegevens.

Verantwoordelijke

Cupola XS B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76514064 en gevestigd aan Koepelplein 1E, 2031 WL Haarlem, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat Cupola XS bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke wijze. Cupola XS is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die wij verzamelen

Cupola XS verzamelt persoonsgegevens die u zelf verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een ruimte huurt, een evenement bezoekt, zich inschrijft voor een nieuwsbrief of solliciteert op een functie. Het kan hierbij gaan om naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, bedrijfsgegevens, facturatiegegevens en andere informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken die verband houden met evenementregistraties, toegang tot het gebouw, communicatie via webformulieren of sollicitatieprocedures. Financiële gegevens worden uitsluitend verwerkt voor administratieve en facturatiedoeleinden.

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen automatisch technische gegevens worden verzameld, zoals IP-adres, browsergegevens, bezochte pagina’s, datum en tijd van het bezoek en interactiegedrag op de website. Deze gegevens worden verzameld via cookies en vergelijkbare technieken.

Cupola XS kan daarnaast persoonsgegevens ontvangen via derden, bijvoorbeeld via samenwerkingspartners, organisatoren van evenementen of via openbare bronnen indien dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening.

Gegevens van minderjarigen

Cupola XS verwerkt niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan zestien jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Indien wordt vastgesteld dat zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige zijn verwerkt, zullen deze gegevens zonder onnodige vertraging worden verwijderd.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Cupola XS verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van overeenkomsten, het faciliteren van coworking en evenementen, het beheren van huurovereenkomsten, het verzorgen van facturatie en administratie, het onderhouden van contact met relaties, het verbeteren van de website, het waarborgen van veiligheid en toegangscontrole binnen het gebouw en het uitvoeren van werving- en selectieprocedures.

Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden voor commerciële doeleinden die geen verband houden met de dienstverlening van Cupola XS.

Indien het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met derden die diensten leveren ten behoeve van Cupola XS, zoals IT-dienstverleners, hostingpartijen, administratieve softwareleveranciers of andere partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van een overeenkomst. In dergelijke gevallen worden uitsluitend de gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten.

Grondslag van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een of meer van de grondslagen genoemd in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit kan zijn omdat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven, omdat verwerking noodzakelijk is ter behartiging van een gerechtvaardigd belang van Cupola XS of omdat verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Beveiliging

Cupola XS treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Gegevens die via de website worden verzonden, worden beveiligd via een versleutelde verbinding.

Bewaartermijn

Cupola XS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld of zolang als wettelijk verplicht is. Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Andere gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of voor gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden.

Register van verwerkingsactiviteiten

Cupola XS houdt als verwerkingsverantwoordelijke een register bij van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid vallen, overeenkomstig artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uw rechten

U heeft het recht om inzage te verkrijgen in uw persoonsgegevens, om correctie of verwijdering daarvan te verzoeken, om de verwerking te beperken, om bezwaar te maken tegen verwerking en om uw gegevens over te dragen. Tevens heeft u het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken. Verzoeken kunnen worden gericht aan administratie@cupolaxs.nl. Cupola XS zal binnen vier weken reageren op een dergelijk verzoek.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de geldende wetgeving.

Wijzigingen

Cupola XS behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op de website van Cupola XS. Door gebruik te blijven maken van de website of onze diensten na publicatie van wijzigingen, wordt u geacht kennis te hebben genomen van de aangepaste verklaring.

Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via administratie@cupolaxs.nl.

Cupola XS B.V.
Koepelplein 1E
2031 WL Haarlem
Nederland