FAQs

Evenementen

Je kunt een evenementenruimte in De Koepel in Haarlem aanvragen via het aanvraagformulier op onze website. Op basis van je wensen ontvang je een voorstel en offerte.
Onze offertes zijn 7 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
Ja, het is mogelijk om een vrijblijvende optie te plaatsen. Een optie is tijdelijk en vervalt automatisch na de afgesproken termijn of wanneer een andere partij de datum definitief bevestigt.
De annuleringsvoorwaarden zijn vastgelegd in onze offerte en algemene voorwaarden en zijn afhankelijk van het moment van annuleren.
Op- en afbouwtijden zijn niet standaard inbegrepen in de huur en worden vooraf apart afgestemd en vastgelegd in de offerte.
Een reservering is definitief zodra de offerte is ondertekend.
Cupola XS beschikt over diverse ruimtes in De Koepel in Haarlem voor vergaderingen, seminars, congressen en bedrijfsbijeenkomsten.
Onze ruimtes zijn geschikt voor evenementen van 2 tot circa 500 personen, afhankelijk van de ruimte en opstelling.
Er zijn verschillende opstellingen mogelijk, zoals theater, school, u-vorm en informele settings. Bekijk de pagina met opstellingsmogelijkheden op onze website voor een overzicht.
Ja, meerdere ruimtes binnen Cupola XS kunnen gecombineerd worden voor grotere evenementen.
Ombouwen tijdens een evenement is mogelijk, maar hier zijn extra kosten aan verbonden. Dit wordt vooraf afgestemd in de offerte.
Ons team ondersteunt bij de voorbereiding, inrichting en logistieke afstemming van het evenement.
Ja, Cupola XS werkt samen met vaste cateringpartners in Haarlem voor lunch, borrel of diner.
In principe werken wij met vaste partners. Afwijkingen zijn uitsluitend mogelijk in overleg.
Ja, wij kunnen registratietafels en ontvangstbalies verzorgen bij binnenkomst.
Er is standaard een onbewaakte garderobe beschikbaar.
Een bewaakte garderobe is mogelijk tegen meerprijs.
Ja, aanvullende aankleding zoals bloemen of notitieblokken kan via ons worden geregeld.
Onze ruimtes zijn uitgerust met basis AV-faciliteiten. Voor uitgebreide techniek werken wij samen met vaste AV-partners.
Technische ondersteuning kan worden ingepland afhankelijk van de omvang en technische wensen van het evenement.
Ja, er is wifi beschikbaar in alle evenementenruimtes binnen De Koepel in Haarlem.
Vanwege de monumentale aard van De Koepel gelden er geluidsrichtlijnen. Deze zijn vastgelegd in de voorwaarden van onze offerte.
De hoofdingang bevindt zich aan de kant van het voormalige Administratiegebouw van De Koepel.
De parkeerplaats bij De Koepel is beperkt. Bekijk onze pagina over bereikbaarheid voor actuele informatie en parkeermogelijkheden:
https://www.cupolaxs.nl/bereikbaarheid
Ja, De Koepel in Haarlem is goed bereikbaar per trein en bus. Station Haarlem ligt op loopafstand.
Ja, het gebouw is rolstoeltoegankelijk en beschikt over een lift.
Gasten melden zich bij binnenkomst bij de host van het evenement. De organisator is verantwoordelijk voor het ontvangen en begeleiden van de gasten
Bij een brandalarm moet het gebouw direct worden verlaten via de aangegeven vluchtroutes.
De verzamelplaats bevindt zich aan de voorzijde van Menu Corridor, bij de fietsenstalling.
Alcohol mag uitsluitend worden geschonken via de aangewezen horeca of cateringpartner.
De organisator is verantwoordelijk voor eventuele schade die tijdens het evenement ontstaat.

Werkplekken & Kantoren

Een keer per maand dien je je tag te updaten. Dit kan op de begane grond, waar bij de uitgangen twee transponders hangen.
Houd je tag tegen het rode lampje aan en wacht totdat deze weer rood wordt. Je tag is dan succesvol geüpdatet.
Cupola XS verhuurt vaste kantoorcellen en glazen kantoorruimtes in De Koepel in Haarlem. Daarnaast bieden wij flexplekken binnen de coworkingspace.
Vergaderruimtes vallen niet onder vaste kantoorhuur en worden apart gereserveerd.
Voor flexplekken hanteren wij contracten van 3 of 12 maanden.
Voor kantoorcellen en glazen ruimtes geldt standaard een minimale huurperiode van 12 maanden.
De huurprijs is inclusief:
- Internet met een standaard snelheid van 10 MB
- Gebruik van algemene ruimtes en pantry
- Koffie en thee
- Snellere internetverbindingen zijn tegen meerprijs mogelijk.
  Voor grote kantoorruimtes kunnen afwijkende afspraken gelden.
Voor flexplekken geldt een opzegtermijn van 1 of 3 maanden, afhankelijk van het gekozen contract.
Voor kantoorcellen en glazen ruimtes geldt een opzegtermijn van 3 maanden.
De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd conform de afspraken in de huurovereenkomst.
Voor kantoorcellen en glazen ruimtes geldt een borg van drie maanden huur.
Na beëindiging van de huur en controle van de ruimte wordt een creditfactuur opgesteld. Eventuele openstaande posten of schade worden hierin verrekend. De terugbetaling vindt plaats binnen 30 dagen na factuurdatum.
Huurders ontvangen een persoonlijke toegangstag. Deze geeft toegang tot de toegewezen ruimtes binnen De Koepel. Toegang wordt maandelijks gecontroleerd en geactualiseerd in het systeem.
Geef direct door op welke naam de tag staat, zodat deze kan worden geblokkeerd.
Voor een vervangende tag wordt €25,- in rekening gebracht. Dit bedrag wordt verrekend.
Cupola XS is op werkdagen geopend van 08:00 tot 17:30 uur.
Huurders hebben standaard toegang van 08:00 tot 17:30 uur.
Voor kantoorcellen en glazen ruimtes gelden ruimere toegangstijden, ook in het weekend, tenzij anders afgesproken.
Ja, per kantoorcellen of glazen ruimte kunnen meerdere medewerkers een eigen geregistreerde toegangstag ontvangen.
Alleen standaard kantoorapparatuur is toegestaan. Warmteproducerende of zware elektrische apparaten zijn niet toegestaan in verband met veiligheid en belasting van het netwerk.
Je mag de kantoorcellen inrichten met losse meubels en aankleding.
Bouwkundige wijzigingen of ingrepen in wanden, plafonds of glas zijn alleen toegestaan na overleg, aangezien De Koepel een monumentaal gebouw is.
Vaste aanpassingen zijn uitsluitend toegestaan na schriftelijke goedkeuring.
Cupola XS streeft naar een professionele en rustige werkomgeving. Bij structurele overlast wordt in overleg naar een passende oplossing gezocht.
In de coworkingspace zijn honden niet toegestaan, tenzij anders overeengekomen.
In kantoorcellen mag een hond aanwezig zijn, mits dit geen overlast veroorzaakt.
Controleer eerst of het een lokale storing betreft. Dit Naast de deur zit een stop, als deze het nog niet doet nadat je deze switcht neem dan contact op via welcome@cupolaxs.nl.
De pantry is een gedeelde ruimte binnen Cupola XS.
Laat de ruimte schoon achter
Zet de vaatwasser aan wanneer deze vol is
Voorzie producten in de koelkast van naam en datum
Kantoorcellen op de derde etage worden in het weekend schoongemaakt conform de gemaakte afspraken.
Vergaderruimtes in De Koepel in Haarlem kunnen via de website van Cupola XS worden gereserveerd via events@cupolaxs.nl
Huurders mogen gasten ontvangen.
Gasten dienen door de huurder zelf te worden verwelkomd bij binnenkomst en mogen niet zelfstandig toegang krijgen tot werkvloeren.
Het Skydeck is de coworkingspace van Cupola XS.
Alleen members en huurders mogen hier gebruik van maken.
Het reserveren van een vaste tafel is niet mogelijk.
Dagpassen kunnen worden aangeschaft voor incidenteel gebruik.
Huurders kunnen gebruikmaken van de horeca in De Koepel of van de pantry binnen Cupola XS.